Kosten eigen aan de werkgever: verruiming ficheplicht sinds 2022
27 October 2022
Als onderneming zijn er twee mogelijkheden om kosten eigen aan de werkgever te vergoeden ten aanzien van personeelsleden en/of bedrijfsleiders, namelijk door middel van een terugbetaling van de werkelijk gedragen kosten (op basis van onkostennota’s) of het toekennen van een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding. Indien de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever vermeld worden op de fiscale fiche van de begunstigden, zijn ze in beginsel fiscaal aftrekbaar als beroepskost in hoofde van de onderneming. Let wel, er mag geen sprake zijn van dubbel gebruik, met andere woorden een dubbele vergoeding zoals de terugbetaling van de werkelijke kost op basis van een bonnetje én het toekennen van een forfait voor eenzelfde type van kost.
Om een beter zicht te krijgen op deze onkostenvergoedingen, werd er door de wetgever in een verruimde ficheplicht voorzien. Hierover informeerden we u reeds via voorgaande blogposts, die u respectievelijk hier en hier vindt.
Naar aanleiding van deze verruimde ficheplicht is het noodzakelijk om de onkostenvergoedingen binnen uw onderneming in kaart te brengen en te voorzien in de nodige onderbouw (categorisering van de vergoedingen) zodanig dat de fiscale fiches op een correcte manier kunnen worden opgesteld. Er dient namelijk aangegeven te worden voor welk type van kosten u de vergoeding toekent en voor welk bedrag per maand. Deze bedragen dienen in lijn te liggen met de voor de fiscus en de RSZ (voor werknemers) aanvaardbare vergoedingen. Bij gebrek hieraan kunnen de vergoedingen behandeld worden als loon met belastingen en sociale bijdragen tot gevolg.
Mogelijks heeft u intussen ook een communicatie ontvangen van uw sociaal secretariaat in dit verband.
QPS helpt u graag met het voldoen aan deze verplichting. Mocht u hierover vragen hebben, mag u zich steeds tot uw dossierbeheerder richten zodat deze samen met u de huidige onkostenvergoedingen kan screenen en optimaliseren.
Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise
Zijn uw algemene voorwaarden in lijn met de nieuwe incassowet die ingaat op 1 september 2023?
Vanaf 1 september is een nieuwe wet in werking getreden om consumenten beter te beschermen ingeval van laattijdige betaling van facturen. Hierbij springt in het oog dat iedere onderneming verplicht is een gratis aanmaning te sturen aan de niet betalende consument. Voorts geldt een plafond op de extra kosten en verwijlinteresten bij een te late betaling.
Grensoverschrijdend telewerken: impact op sociale zekerheid wordt opgevangen door een nieuw Kaderakkoord
Een van de grootste blijvende gevolgen die de coronapandemie met zich meebracht is zonder twijfel de inburgering van het structureel thuiswerken of telewerken. Telewerken brengt veel voordelen met zich mee, maar heeft het in grensoverschrijdende situaties een grote impact op de toepasselijke fiscaliteit, arbeidsrecht en socialezekerheidswetgeving.
Het QPS-team staat klaar
om u te adviseren/assisteren
Aarzel niet com contact met ons op te nemen!