Kosten eigen aan de werkgever: verruiming ficheplicht sinds 2022

27 October 2022

Als onderneming zijn er twee mogelijkheden om kosten eigen aan de werkgever te vergoeden ten aanzien van personeelsleden en/of bedrijfsleiders, namelijk door middel van een terugbetaling van de werkelijk gedragen kosten (op basis van onkostennota’s) of het toekennen van een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding. Indien de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever vermeld worden op de fiscale fiche van de begunstigden, zijn ze in beginsel fiscaal aftrekbaar als beroepskost in hoofde van de onderneming. Let wel, er mag geen sprake zijn van dubbel gebruik, met andere woorden een dubbele vergoeding zoals de terugbetaling van de werkelijke kost op basis van een bonnetje én het toekennen van een forfait voor eenzelfde type van kost.

Om een beter zicht te krijgen op deze onkostenvergoedingen, werd er door de wetgever in een verruimde ficheplicht voorzien. Hierover informeerden we u reeds via voorgaande blogposts, die u respectievelijk hier en hier vindt.

Naar aanleiding van deze verruimde ficheplicht is het noodzakelijk om de onkostenvergoedingen binnen uw onderneming in kaart te brengen en te voorzien in de nodige onderbouw (categorisering van de vergoedingen) zodanig dat de fiscale fiches op een correcte manier kunnen worden opgesteld. Er dient namelijk aangegeven te worden voor welk type van kosten u de vergoeding toekent en voor welk bedrag per maand. Deze bedragen dienen in lijn te liggen met de voor de fiscus en de RSZ (voor werknemers) aanvaardbare vergoedingen. Bij gebrek hieraan kunnen de vergoedingen behandeld worden als loon met belastingen en sociale bijdragen tot gevolg.

Mogelijks heeft u intussen ook een communicatie ontvangen van uw sociaal secretariaat in dit verband.

QPS helpt u graag met het voldoen aan deze verplichting. Mocht u hierover vragen hebben, mag u zich steeds tot uw dossierbeheerder richten zodat deze samen met u de huidige onkostenvergoedingen kan screenen en optimaliseren.

Terug naar overzicht

De kracht van QPS Accountants? Doordringen tot de kern van uw KMO en zorgen voor een helder inzicht.

Neem contact op

Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise

Doktersvennootschappen : ook niet-artsen voortaan toegelaten

Artsen oefenen hun beroepsactiviteit vaak uit via een vennootschap.

Voorheen was het als niet-arts niet of slechts onder strikte voorwaarden mogelijk om aandeelhouder te zijn van een doktersvennootschap. De Orde der artsen heeft eind 2022 haar standpunt hieromtrent versoepeld.

Wat betekent dit concreet?

Meer weten

30 March 2023