Overheid verplicht e-Box vanaf 2025: wat betekent dit voor uw onderneming?
10 February 2025
De overgang van papier naar digitaal is steeds meer en meer voelbaar in het dagelijks leven. Naast de verplichte elektronische facturatie legt de overheid nu ook het gebruik van de ‘e-Box Enterprise’ verplicht op voor alle houders van een ondernemingsnummer en dit met ingang van 1 januari 2025.
Wat is de e-Box Enterprise precies?
De e-Box is een gratis online toepassing aangeboden door de overheidsdiensten. Dit is een beveiligde elektronische brievenbus die alle officiële communicatie tussen de ondernemingen en de overheidsdiensten centraliseert. Voor particulieren is deze elektronische brievenbus eveneens beschikbaar, echter (nog) niet verplicht in gebruik.
In de e-Box ontvangt u documenten in pdf-vorm en andere berichtgevingen van de overheidsinstellingen van alle Belgische niveaus. Het gaat onder andere om Federale Overheidsdiensten (FOD's), zoals de FOD Financiën of de FOD Economie, federale overheidsinstellingen zoals RSZ, RIZIV of RVA, Vlaamse, Waalse of Brusselse overheidsinstellingen, en vele steden en gemeenten.
De lijst van overheidsinstanties die e-Box gebruikt, groeit steeds aan. Hier kan u een overzicht raadplegen van de belangrijkste instellingen die e-Box gebruiken.
Verschillende soorten van berichtgevingen mogelijk
Er zijn heel wat type berichtgevingen mogelijk in de e-Box, zoals bijvoorbeeld notificaties van aangiften, aanslagbiljetten, verkeersboetes, aangetekende brieven, attesten, facturen en rappels, rapporten, etc.
Wanneer een nieuw bericht in uw e-Box komt, krijgt u een e-mailbericht van
e-box.noreply@socialsecurity.be. Elk ander e-mailadres kan wijzen op pishing, dus wees waakzaam. Dit e-mailbericht is een uitnodiging om naar de e-Box te gaan en mag u gerust verwijderen na ontvangst.
Let op! De documenten worden automatisch uit e-Box verwijderd als hun geldigheidsduur verstreken is. Sla dus steeds alle belangrijke documenten apart op als deze later nog nodig zouden zijn.
Op bepaalde berichten kan u nu ook al antwoorden via de e-Box, al wordt deze dienst op termijn nog aanzienlijk verruimd. De bedoeling is dat u later zelf berichten en documenten kan versturen vanuit e-Box naar de overheidsdiensten. De communicatie met de overheid zou hierdoor efficiënter en veiliger moeten kunnen verlopen.
Hoe wordt e-Box geactiveerd?
Om e-Box in gebruik te nemen moet er eerst een activatie in orde gebracht worden door de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming. Dit is de zaakvoerder of de bestuurder in geval van een vennootschap of de zelfstandige natuurlijke persoon in geval van een éénmanszaak.
Via deze link kan u de onderneming registreren in CSAM (mandatenbeheer) en een hoofdtoegangsbeheerder instellen. U dient zich aan te melden via de applicatie Itsme of via een kaartlezer en uw identiteitskaart. Na deze korte activatie kan u de e-Box gebruiken.
De overheid is van plan om in de toekomst over te schakelen van papieren naar volledig digitale communicatie. Mee op de boot stappen, is geen optie meer maar een must.
Hebt u nog vragen over de e-Box? Contacteer dan zeker uw dossierbeheerder bij QPS Accountants.
Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise
Werken met freelancers: kansen en risico's
In een steeds flexibelere arbeidsmarkt kiezen steeds meer ondernemingen ervoor om samen te werken met zelfstandige medewerkers en/of freelancers. Hoewel dit voordelen biedt op het vlak van flexibiliteit en fiscaliteit, schuilen er ook belangrijke juridische risico's in zulke zelfstandige samenwerkingsvorm.
Wij delen graag enkele cruciale inzichten met u.
Wat gebeurt er met uw vennootschap na uw overlijden?
Bent u de enige aandeelhouder/vennoot én bestuurder/zaakvoerder van een vennootschap? Afhankelijk van uw vennootschapsvorm zal uw overlijden andere gevolgen hebben.
Het QPS-team staat klaar
om u te adviseren/assisteren
Aarzel niet com contact met ons op te nemen!