Verplichte fietsvergoeding: tijdelijke compensatie voor de werkgever in de vorm van belastingkrediet

Algemeen

Sinds 1 mei 2023 is de verplichte fietsvergoeding ingevoerd ingevolge de cao nr. 164. Elke werknemer die regelmatig, d.w.z. minstens één keer per week, het woon-werkverkeer met de fiets aflegt, heeft hierdoor recht op een fietsvergoeding. Ingeval bepaalde grenzen niet overschreden worden, betreft dit een netto vergoeding in hoofde van de sportieve werknemer: vrijgesteld van belastingen én sociale bijdragen.

De vergoeding kan betrekking hebben op het hele of een deel van het woon-werktraject. Met een deel van het traject wordt bijvoorbeeld de rit naar een station met de fiets bedoeld.

De verplichte fietskilometervergoeding is niet van toepassing voor wie slechts af en toe met de fiets gaat werken. Zij is evenmin van toepassing op de werknemers die gebruikmaken van een door de werkgever ter beschikking gestelde fiets.

Berekening van de fietsvergoeding

Vanaf 1 januari 2024 bedraagt de vergoeding 0,28 euro per afgelegde kilometer met een maximum van 20 kilometer per afgelegd traject. Dit bedrag wordt elk jaar geïndexeerd.

De vergoeding wordt samen met het normale loon uitbetaald. De werknemer verklaart op eer hoeveel kilometers en op hoeveel dagen hij of zij zich met de fiets naar het werk heeft verplaatst. De werkgever heeft hierop een controlerecht. 

Belastingkrediet als compensatie

Om tegemoet te komen aan deze verplichte stijging in de kosten van de werkgever, heeft de regering een fiscaal voordeel ingevoerd in de vorm van een belastingkrediet.

Om in aanmerking te komen voor het belastingkrediet moet de kost van de kilometervergoeding effectief door de werkgever worden gedragen. Wanneer de werkgever deze kosten aan een derde doorrekent, of deze kosten terugbetaald krijgt, heeft men geen recht op het fiscaal voordeel.

De werkgever die gebruik wil maken van deze compensatiemaatregel moet een register bijhouden van betaalde vergoedingen en moet bovendien ook een specifieke bijlage aan zijn aangifte in de vennootschapsbelasting toevoegen. 

Het belastingkrediet is niet cumuleerbaar met andere fiscale voordelen inzake woon-werkverplaatsingen.

Hoeveel bedraagt het belastingvoordeel?

Het belastingkrediet wordt enkel toegekend voor het verschil tussen:

• de fietskilometervergoeding toegekend voor de verplaatsingen tussen 1 mei 2023 en 31 december 2024;
• en de referentiefietskilometervergoeding (dit is de vergoeding die werd toegekend voor verplaatsingen op 1 juli 2022). Indien er geen sector-cao voor handen is, bedraagt deze referentievergoeding nul.

Tijdelijke maatregel

De maatregel is van tijdelijke aard en heeft betrekking op de vergoedingen die worden betaald voor de verplaatsingen met de fiets tussen 1 mei 2023 en 31 december 2024.

Het belastingkrediet wordt verleend in het belastbaar tijdperk waarin de fietskilometervergoeding wordt betaald aan de werknemer, dus niet op het moment waarin de ritten effectief hebben plaatsgevonden.

Belastingkrediet voor vrijwillige verhoging van de fietsvergoeding

Daarnaast bestaat er ook een tijdelijk belastingkrediet voor vrijwillige verhoging van de fietsvergoeding voor de woon-werkverplaatsingen gedaan tussen 1 januari 2024 en 31 december 2026.

De fiscale en sociale vrijstelling in hoofde van werknemers werd vanaf 1 januari 2024 opgetrokken tot 0,35 euro per kilometer en is verder begrensd tot 3.500,00 euro per werknemer voor het jaar 2024. Om de werkgevers aan te moedigen om een hogere vergoeding dan de verplichte 28 cent per kilometer toe te kennen, werd een bijkomende tijdelijke compensatie voorzien in de vorm van een belastingkrediet.

De vrijwillige verhoging van de fietsvergoeding moet opgenomen zijn in een cao, een arbeidsreglement of een individuele arbeidsovereenkomst. Het moet voor onbepaalde duur gelden.

Het belastingkrediet wordt toegekend op het verschil tussen :

• de fietsvergoedingen voor verplaatsingen afgelegd tussen 1 januari 2024 tot 31 december 2026;
• de referentiefietskilometervergoeding op 1 juni 2023. Deze bedraagt ten minste 0,18 euro.

Evenwel is er een beperking van het belastingkrediet tot 0,05 euro per kilometer.

Dit belastingkrediet kan niet gecumuleerd worden met het belastingkrediet voor de veralgemeende fietsvergoeding in het kader van cao nr. 164, zoals hierboven uiteengezet.

Blijft u na het lezen van dit artikel nog met vragen over, aarzel niet om contact te nemen met ons.  

Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise