Hoelang moet u uw boekhouddocumenten bijhouden? Verlenging van de bewaartermijn tot 10 jaar!

De tienjarige termijn geldt vanaf het aanslagjaar 2023 en volgende. Dit wil zeggen dat de boekhouding van 2022 dus minimaal tot 1 januari 2033 bewaard dient te worden.

Ook digitale boekhoudgegevens vallen onder deze bewaarplicht.

Gezien de fiscus in bepaalde gevallen 10 jaar tijd krijgt om uw dossier te controleren, kan u zich maar beter wapenen tegen dergelijke controle en uw boeken en bescheiden systematisch en voldoende lang bewaren.

Recent publiceerde de belastingadministratie een circulaire over de wijzigingen op het vlak van de termijn van de bewaringsplicht en de verjaringstermijn. We zetten het graag kort voor u uiteen.

Bewaartermijn van tien jaar voor boeken en stukken

Elke belastingplichtige is gehouden om bepaalde boeken en stukken gedurende een wettelijke termijn te bewaren. De bewaartermijn voor boeken en stukken werd recent verlengd van 7 jaar tot 10 jaar. De bewaartermijn begint te lopen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de belasting opeisbaar is geworden. In werkelijkheid komt dit dus zelfs bijna neer op 11 jaar.

Deze bewaartermijn is niet enkel van toepassing op de uitgereikte én ontvangen facturen, alle boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid moeten bewaard worden. Dit geldt dus ook voor onder andere interne stukken, offertes, ontvangstbewijsboekjes en informaticatoepassingen.

Ook de stukken in verband met intracommunautaire verwervingen, aankopen in het buitenland of uitvoerdocumenten moet u gedurende deze periode kunnen voorleggen.

De nieuwe bewaartermijn geldt zonder onderscheid voor zowel papieren als gedigitaliseerde boeken en stukken.

Let op, er bestaat ook nog een afwijkende bewaartermijn van 15 jaar voor boeken en stukken die verband houden met onroerende bedrijfsmiddelen en van 25 jaar voor boeken en stukken die verband houden met de (gedeelten van) gebouwen die verhuurd worden met btw (in functie van de btw herzieningstermijnen).

Verlengde vierjarige btw verjaringstermijn bij niet-indiening of laattijdige indiening

Naast de bewaartermijn werd ook de btw verjaringstermijn verlengd. Ingeval van niet-indiening of laattijdige indiening van de periodieke btw-aangifte (maand- of kwartaalaangifte) zal de betaling van de belasting, de interesten of de geldboeten pas verjaren op 31 december van het vierde kalenderjaar volgend op dat waarin de oorzaak van opeisbaarheid zich heeft voorgedaan.

Dient u bijvoorbeeld uw kwartaalaangifte van het vierde kwartaal 2023, die uiterlijk moet worden ingediend op 20 januari 2024, laattijdig in op 3 maart 2024, dan heeft dit als gevolg dat de verjaringstermijn wordt verlengd van drie tot vier jaar. Maakte u een fout in deze aangifte (zoals een onterechte aftrek van btw), dan heeft de administratie een vordering op u. De oorzaak van opeisbaarheid van deze vordering vindt plaats op het tijdstip van indiening van de aangifte, namelijk op 3 maart 2024. Bijgevolg kan de administratie de belasting vorderen tot en met 31 december van het vierde jaar volgend hierop, dat wilt zeggen tot en met 31 december 2028. Bij een tijdige aangifte vervalt de vordering van de administratie reeds op 31 december 2027.

U heeft er dus alle baat bij om de btw aangiften steeds tijdig in te dienen.  

Heeft u vragen hierover, uw QPS medewerker staat klaar om u verder te helpen.

Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise